FAQ Privacy

Mag een school e-mailadressen van ouders verstrekken voor het uitvoeren van onderzoeken? De meest gestelde vragen.

1. Kan ik email-adressen van ouders geven aan Scholen met Succes?

Ja, dit is geen enkel probleem. De e-mailadressen worden uitsluitend gebruikt om de ouders uit te nodigen voor deelname aan het onderzoek.

2. Welke grondslagen kent de privacywetgeving hiervoor?

  • Het nakomen van een wettelijke verplichting.
  • Een gerechtvaardigd belang van de organisatie.
  • Toestemming van de ouders.

3. Wat is de wettelijke verplichting voor een school?

Het stelsel van wetten in Nederland omvat per schooltype een speciale wet (voor het primair onderwijs bijvoorbeeld de Wet Primair Onderwijs) en de Wet Onderwijstoezicht. De controle van de kwaliteit van scholen geschiedt door de Onderwijsinspectie. Bij het thema kwaliteit geldt als centraal begrip het schoolplan, waarin de school zelf bepaalt hoe zij de kwaliteitsaanpak vormgeeft en bewaakt.

Het onderzoeken van de kwaliteit en de kwaliteitsbeleving wordt door de school in het schoolplan vermeld, net als de manier waarop zij dat uitvoert (zelf of door een onafhankelijk bureau). De ouders hebben toegang tot het schoolplan.

4. Wat is het gerechtvaardigde belang van de school?

Omdat de school de wettelijke verplichting heeft om de kwaliteit te waarborgen is het alleen daardoor (ook) al een gerechtvaardigd belang.

5. Moet ik daarnaast toestemming vragen aan de ouders om hun e-mailadres te mogen gebruiken voor onderzoek?

Nee, dat hoeft niet, omdat er een wettelijke basis is.

6. Mag ik toestemming vragen?

Dat kan en mag natuurlijk altijd. Ouders geven sowieso hun e-mailadressen op voor communicatie met de school. Geef daarbij aan dat de e-mailadressen ook gebruik kunnen worden voor onderzoeksdoeleinden.

7. Hoe kan ik het beste toestemming krijgen van de ouders?

Voor de communicatie met de ouders wordt al jaren gebruik gemaakt van e-mailadressen, soms zelfs via een online portaal. Ouders geven hun e-mailadres en daarmee ook toestemming dit te gebruiken. Vermeld bij het vragen van toestemming altijd de doeleinden. Vermeld daarbij dus dat het gaat om regelmatige communicatie én om mogelijke (kwaliteits-)onderzoeken.

8. Kan ik nog iets anders doen om ouders gerust te stellen?

Ja. Stuur, voordat het onderzoek gaat beginnen, een e-mail met de mededeling dat de school een (kwaliteits-)onderzoek gaat doen. Vermeld daarbij dat dit voortvloeit uit een wettelijke taak. Meld dat u gekozen heeft om gebruik te maken van een ervaren bureau. Vertel dat ze binnenkort een uitnodiging krijgen om deel te nemen aan het onderzoek. Geef Scholen met Succes aan dat Scholen met Succes 100% de richtlijnen volgt van de sectorbreed vastgestelde privacynormen. Verwijs de ouders naar de website van Scholen met Succes en de privacyverklaringen.

9. Waarom zijn e-mailadressen van ouders überhaupt nodig bij de normale uitvoering van een onderzoek?

Ouders moeten worden uitgenodigd deel te nemen aan het onderzoek. Dit kan via papier of e-mail. E-mail is de meest efficiënte, snelste, makkelijkste, goedkoopste en milieuvriendelijkste manier om dit te doen. Bovendien kunnen eenvoudig reminders verstuurd worden, als de ouders nog niet hebben gereageerd. Ook kan het responspercentage worden bijgehouden en kan er nog een extra oproep worden gedaan als deze nog niet hoog genoeg is.

10. Zijn e-mailadressen eigenlijk wel tot een individueel persoon te herleiden persoonlijke gegevens die worden beschermd door de AVG?

In theorie wel. Maar in de praktijk eigenlijk niet. De e-mailadressen worden niet tot een persoon herleid. Antwoorden op vragen zijn anoniem. Rapportages ook. Alle e-mailadressen worden vernietigd binnen de afgesproken termijn.

11. Hoe zit het met de beveiliging?

Scholen met Succes hanteert strikte beveiligingsnormen voor de communicatie met de ouders, de gegeven antwoorden, toegang tot de vragen en antwoorden, opslag en bewaartermijnen. In de lange privacyverklaring zijn alle beveiligingsmaatregelen in detail na te lezen.

Zat u vraag er niet bij of heeft u een opmerking? Laat het ons weten!