FAQ Privacy

Mag een school e-mailadressen van ouders verstrekken voor het uitvoeren van onderzoeken? De meest gestelde vragen.

1. Kan ik email-adressen van ouders geven aan Scholen met Succes?

Ja, want er zijn voldoende grondslagen om dit te mogen doen. De e-mailadressen zijn niet te herleiden tot personen. De beveiliging van de systemen is op orde.

2. Welke grondslagen zijn er?

Op de eerste plaats is er een wettelijke basis. Scholen zijn namelijk zelf verantwoordelijk voor het bijhouden en onderzoeken van de kwaliteit. Scholen zijn volgens de wet vrij om te kiezen hoe ze dat doen.
Als de ouders toestemming geven om de door hen gegeven e-mailadressen (ook) voor onderzoeken te gebruiken, is er sowieso geen probleem.
Daarnaast is het gebruiken van de e-mailadressen een efficiënte manier om het onderzoek uit te voeren en is deze manier van handelen een normale uitvoering van de onderzoeksopdracht.

3. Wat houdt de wettelijke grondslag precies in?

Scholen zijn volgens meerdere geldende wetten (waaronder die betreffende toezicht) verplicht om zelf de kwaliteit van hun onderwijs op orde te hebben en te houden. Onderzoeken van de (beleving van) kwaliteit is een gebruikelijke manier om deze wettelijke verplichting na te komen. Scholen kunnen kiezen voor de manier waarop onderzoek plaatsvindt, of ze dat zelf doen of dat ze dit gespecialiseerde werk uitbesteden.

4. Heb ik ook toestemming nodig van de ouders?

Strikt genomen is er geen toestemming nodig, want onderzoek van de kwaliteit betreft een wettelijke verplichting. Bovendien is het onderzoek in het belang van de kinderen en dus ook de ouders. Toch is het wel verstandig om duidelijk te zijn richting ouders dat e-mailadressen ook gebruikt kunnen worden voor (kwaliteits-)onderzoek. Dit voorkomt onnodige onrust.

5. Hoe kan ik het beste toestemming krijgen van de ouders?

Voor de communicatie met de ouders wordt al jaren gebruik gemaakt van e-mailadressen, soms zelfs via een online portaal. Ouders geven hun e-mailadres en daarmee ook toestemming dit te gebruiken. Vermeld bij het vragen van toestemming altijd de doeleinden. Vermeld daarbij dus dat het gaat om regelmatige communicatie én om mogelijke (kwaliteits-)onderzoeken.

6. Kan ik nog iets anders doen om ouders gerust te stellen?

Ja. Stuur, voordat het onderzoek gaat beginnen, een e-mail met de mededeling dat de school een (kwaliteits-)onderzoek gaat doen. Vermeld daarbij dat dit voortvloeit uit een wettelijke taak. Meld dat u gekozen heeft om gebruik te maken van een ervaren bureau. Vertel dat ze binnenkort een uitnodiging krijgen om deel te nemen aan het onderzoek. Geef Scholen met Succes aan dat Scholen met Succes 100% de richtlijnen volgt van de sectorbreed vastgestelde privacynormen. Verwijs de ouders naar de website van Scholen met Succes en de privacyverklaringen.

7. Waarom zijn e-mailadressen van ouders überhaupt nodig bij de normale uitvoering van een onderzoek?

Ouders moeten worden uitgenodigd deel te nemen aan het onderzoek. Dit kan via papier of e-mail. E-mail is de meest efficiënte, snelste, makkelijkste, goedkoopste en milieuvriendelijkste manier om dit te doen. Bovendien kunnen eenvoudig reminders verstuurd worden, als de ouders nog niet hebben gereageerd. Ook kan het responspercentage worden bijgehouden en kan er nog een extra oproep worden gedaan als deze nog niet hoog genoeg is.

8. Zijn e-mailadressen eigenlijk wel tot een individueel persoon te herleiden persoonlijke gegevens die worden beschermd door de AVG?

In theorie wel. Maar in de praktijk eigenlijk niet. De e-mailadressen worden niet tot een persoon herleid. Antwoorden op vragen zijn anoniem. Rapportages ook. Alle e-mailadressen worden vernietigd binnen de afgesproken termijn.

9. Hoe zit het met de beveiliging?

Scholen met Succes hanteert strikte beveiligingsnormen voor de communicatie met de ouders, de gegeven antwoorden, toegang tot de vragen en antwoorden, opslag en bewaartermijnen. In de lange privacyverklaring zijn alle beveiligingsmaatregelen in detail na te lezen.

10. Zijn er nog andere zaken waar ik mij zorgen om moet maken?

Eigenlijk niet. Scholen met Succes volgt 100% het door de onderwijssector opgestelde privacybeleid en heeft alle aspecten betreffende persoonsgegevens goed op orde. Zie de website. Alle antwoorden zijn anoniem, dus eigenlijk zijn er niet eens tot een persoon te herleiden data.

Zat u vraag er niet bij of heeft u een opmerking? Laat het ons weten!