E-mails en AVG

In deze blog geeft Ton Veldhuis antwoord op de vraag of een school e-mailadressen kan verstrekken aan Scholen met Succes en wat de eventuele voorwaarden zijn.

Kan ik email-adressen van ouders geven aan Scholen met Succes?

Er zijn voldoende grondslagen om dit te mogen doen. Op de eerste plaats is er een wettelijke basis. Scholen zijn volgens meerdere geldende wetten (waaronder die betreffende toezicht) verplicht om zelf de kwaliteit van hun onderwijs op orde te hebben en te houden. Onderzoeken van de (beleving van) kwaliteit is een gebruikelijke manier om deze wettelijke verplichting na te komen. Scholen kunnen kiezen voor de manier waarop onderzoek plaatsvindt, of ze dat zelf doen of dat ze dit gespecialiseerde werk uitbesteden.

Heb ik ook toestemming nodig van de ouders?

Strikt genomen is er geen toestemming nodig, want onderzoek van de kwaliteit betreft een wettelijke verplichting. Bovendien is het onderzoek in het belang van de kinderen en dus ook de ouders. Toch is het wel verstandig om duidelijk te zijn richting ouders dat e-mailadressen ook gebruikt kunnen worden voor (kwaliteits-)onderzoek. Dit voorkomt onnodige onrust.

Voor de communicatie met de ouders wordt al jaren gebruik gemaakt van e-mailadressen, soms zelfs via een online portaal. Ouders geven hun e-mailadres en daarmee ook toestemming dit te gebruiken. Vermeld bij het vragen van toestemming altijd de doeleinden. Vermeld daarbij dus dat het gaat om regelmatige communicatie én om mogelijke (kwaliteits-)onderzoeken.

Wat kan ik doen om ouders gerust te stellen?

Stuur, voordat het onderzoek gaat beginnen, een e-mail met de mededeling dat de school een (kwaliteits-)onderzoek gaat doen. Vermeld daarbij dat dit voortvloeit uit een wettelijke taak. Meld dat u gekozen heeft om gebruik te maken van een ervaren bureau. Vertel dat ze binnenkort een uitnodiging krijgen om deel te nemen aan het onderzoek. Geef aan dat Scholen met Succes 100% de richtlijnen volgt van de in de sector breed vastgestelde privacy normen. Verwijs de ouders naar de website van Scholen met Succes en de privacyverklaringen.

Bekijk hier de FAQ rondom de AVG en het verstrekken van e-mailadressen.

Ton Veldhuis

Functionaris gegevensbescherming

 

Gepubliceerd in Geen categorie.