Beurzen

Het deelnemen aan een beurs is een van de mogelijkheden om communicatiedoelstellingen te bereiken. Een beurs is een tijdelijk georganiseerd evenement waarbij exposanten tegen betaling een standruimte huren om informatie, diensten of producten aan het publiek te brengen. Lees hier alles wat u moet weten over het deelnemen aan beurzen.

Voordelen beursdeelname

  • Zicht op concurrentie
  • Demonstratie van producten en diensten
  • Gesprekken zijn op ‘neutraal’ terrein
  • Direct contact met doelgroepen
  • Bezoekers komen op eigen initiatief en staan open voor informatie

Stappenplan beursdeelname

  1. Oriëntatie: inschrijven, bepalen doel van de beursdeelname, opstellen budget, check bezoekersaantallen afgelopen jaren, stel bezoekersprofiel op, inschakelen externe adviseurs (reclamebureau, standbouwer), briefing standbouwer.
  2. Bepalen definitief plan: vaststellen definitieve opzet, budget, vormgeving stand en bedenken van acties.
  3. Laatste voorbereidingen: personeel informeren, pers informeren, uitnodiging naar relaties sturen, persmap maken, beurspersoneel briefen, stand opbouwen.
  4. Uitvoering: werk met een beursdraaiboek, registreer namen voor de follow-up, realiseer mediaondersteuning, onderzoek bezoekersaantallen en bezoekersprofiel.
  5. Follow-up: communiceer resultaten naar eigen personeel, verstuur persoonlijke brief naar (potentiële) klanten, verzend aanvullende informatie naar de media.
  6. Evaluatie: bezoekersprofiel, bezoekersaantallen, reacties op de stand, evaluatie van de organisatie, persreacties, vergelijk concurrentie, realisatie doelstellingen en aanbevelingen voor volgende beursdeelname.

Aandachtspunten

  • Inschrijving: meld u tijdig aan bij de beursorganisator. Vaak moeten uitgebreide aanmeldingsformulieren worden ingevuld, denk hierbij aan: afmeting stand, plaatsing stand, vermelding beurscatalogus, aantal deelnemerskaarten, benodigde faciliteiten etc. Zorg dat een kopie van het inschrijvingsformulier wordt bewaard, dit is handig bij het briefen van de standhouder en als bron voor de eigen checklist.
  • Draaiboek: het is belangrijk dat een gedetailleerd draaiboek wordt opgesteld waarin alle activiteiten worden opgenomen die moeten worden verricht. Vermeld hierbij het tijdsaspect en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de verschillende activiteiten.
  • Inrichting beursstand: zorg dat de identiteit en sfeer van uw organisatie tot uiting komt in de inrichting van de stand.
  • Leg contacten vast op de beurs door middel van een goed registratieformulier.
  • Selecteer beursbemanning en bereid hen goed voor, geef een briefing over doelstellingen, boodschap, houding, gedrag en te verwachten vragen.