Brief

De brief is een aantrekkelijk communicatie medium omdat hij goedkoop, eenvoudig en snel te produceren is. Er is vaak niet veel meer voor nodig dan een tekstverwerker en een printer. Veel mensen kennen de juiste indeling van brieven. Ter herinnering vindt u onderstaand de elementen van een brief op een rijtje.

Nog belangrijker dan een correcte indeling is wel dat een brief altijd geprint moet worden op briefpapier. Daarnaast spreekt het uiteraard vanzelf dat er geen taal- of spelfouten in staan. Het grote voordeel van de brief is, naast de goedkope productie, dat het een uitstekend middel is om de lezer op een persoonlijke wijze te benaderen. Een nadeel is dat je in een brief slechts een beperkte hoeveelheid informatie kwijt kunt.

Elementen van de brief

  1. Briefhoofd
    Geeft de belangrijkste gegevens van de afzender, in de praktijk vaak voorgedrukt in het briefpapier. Naast naam, adres en woonplaats staan hierin vaak beeldmerk, telefoonnummer, faxnummer, email-adres en internetadres.
  2. Adressering
    Naam, adres en woonplaats van de ontvanger. Bij verzending naar zakelijke adressen ook de betreffende afdeling of functie van de ontvanger.
  3. Kenmerk
    Geeft aan waar de brief in een administratie is terug te vinden. Meestal is het kenmerk standaard onderverdeeld in ons kenmerk en uw kenmerk. Dit laatste wordt alleen gebruikt wanneer de brief een reactie is op een brief van de geadresseerde.
  4. Onderwerp
    Omschrijft zeer beknopt waar de brief over gaat en vergemakkelijkt daarmee de oriëntatie van de lezer op het onderwerp.
  5. Datering
    Geeft aan waar vandaan en wanneer de brief is verzonden.
  6. Aanhef
    Hiermee richt de afzender zich direct en persoonlijk tot de ontvanger.
  7. Brieftekst
    De eigenlijke boodschap die de afzender wil overdragen. De brieftekst valt meestal uiteen in drie onderdelen, te weten inleiding, middenstuk, afsluiting.
  8. Onderstreping of vetgedrukte onderdelens
    Met deze arcering kan de afzender eventueel de kernwoorden uit de tekst benadrukken. Dit draagt bij aan een snelle oriëntatie van de lezer, omdat de gearceerde woorden al voor het daadwerkelijke lezen van de brief de aandacht trekken.
  9. Ondertekening
    Maakt precies duidelijk wie de briefschrijver is. Het centrale deel van de ondertekening is de handtekening. Daaronder staan naam en eventueel functie van degene die heeft ondertekend.
  10. Postscriptum (P.S.)
    Een extra mededeling die onderaan, los van de rest van de brief is geplaatst. Wordt gebruikt om de lezer nog even op iets belangrijks uit de brieftekst te attenderen.
  11. Bijlage(n)
    Geeft aan wat er naast de brief nog meer in de envelop zit. De ontvanger kan daarmee nagaan of hij alles in zijn bezit heeft.
  12. Vervolgblad
    Het blad na de eerste briefpagina, meestal voorzien van summiere organisatiegegevens als naam en beeldmerk, welke staan voorgedrukt.

Voorbeeld

Aan bovenstaande onderdelen wordt in de volgende voorbeeldbrief  gerefereerd met overeenstemmende nummers:

File doc Voorbeeldbrief