Briefing

Het is belangrijk om op een efficiënte manier externe bureaus te voorzien van relevant concrete informatie. Het is daarom verstandig om een briefing op te stellen. Het is goed om als opdrachtgever na te denken over de huidige marktpositie, communicatiemix en geeft de mogelijkheid om het communicatieplan te toetsen.

Het externe bureau krijgt inzicht in de wensen en eisen, inspiratie voor het concept, bevordert de dialoog en krijgt de mogelijkheid het eindproduct te toetsen aan de vooraf opgestelde doelen.

Algemene briefing: geeft achtergrondinformatie over het bedrijf

  • Omvang en prestaties: bedrijfsomvang en financieel resultaat
  • Visie en missie: wat is de toekomstvisie en het belangrijkste doel?
  • Organisatiedoelstellingen en strategie: wat zijn de  organisatiedoelstellingen, wanneer moeten die worden gerealiseerd en wat is de algemene strategie?
  • Structuur en cultuur: wat is de organisatiestructuur en bedrijfscultuur?
  • Huidig en gewenst imago en identiteit: kernwaarden, hoe ziet het publiek de organisatie? Hoe wilt de organisatie gezien worden?
  • SWOT: wat zijn de interne sterkten en zwakten? Wat zijn de externe kansen en bedreigingen?

Communicatiebriefing: omschrijft het doel en voorwaarden van de opdracht

  • Omschrijving probleem: wat is het communicatieprobleem? Wat is de opdracht?
  • Communicatiedoelgroepen: voor wie is de communicatie bedoeld?
  • Communicatiedoel: wat moet er met de communicatie worden bereikt? In termen van kennis, houding en gedrag.
  • Propositie: welke belofte wordt aan de doelgroep gedaan? Dit wordt doorvertaald in een concept.
  • Randvoorwaarden: voorwaarden rondom tijd, budget, personeel, huisstijl etc.
  • Planning: wat zijn de deadlines?
  • Rapportage: aan wei en op welke wijze wordt gerapporteerd? Wie is er eindverantwoordelijk?