Direct mailing

Een direct mailing is een communicatie-uiting die, vanuit een geselecteerd adressenbestand, via de postbus of brievenbus bij de ontvanger terecht komt. Het ‘direct’ duidt erop dat de communicatie naar de ontvanger persoonlijk wordt toegestuurd. Een professioneel samengestelde direct mailing bestaat uit een combinatie van verschillende media, zoals een brief, brochure en folder.

Een direct mailing wordt nooit bijgesloten bij bijvoorbeeld een krant, maar wordt altijd apart verstuurd. Met de direct mailing bent u in staat de ontvanger op persoonlijke wijze te benaderen. Hierin is dit communicatiemiddel te vergelijken met de brief. Het grote verschil is dat u in deze laatste slechts weinig informatie kwijt kunt, terwijl de combinatie van diverse media in de direct mailing u in staat stelt de ontvanger uitgebreider te informeren.

Elementen van een direct mailing

  • Envelop: vermeldt naam, adres en woonplaats van de ontvanger en geeft aan dat de mailing persoonlijk voor hem of haar bedoeld is. Hij leidt de ontvanger als het ware ‘naar binnen’. Zoveel mogelijk uitgevoerd in de lijn van de huisstijl, dus met bijvoorbeeld beeldmerk, of juist met een aparte, opvallende bedrukking.
  • Brief: hierin richt de zender zich persoonlijk tot de ontvanger. De brief houdt de belangstelling van de ontvanger vast en leidt naar de inhoud van de bijsluiter.
  • Bijsluiter: het feitelijke hoofdbestanddeel van de mailing, vaak in de vorm van een folder. Op de folder staat de naam van de school. De lezer moet zich kunnen identificeren met de tekst en de afbeeldingen en moet de folder er aantrekkelijk uitzien.
  • Antwoordmogelijkheid: deze zet aan tot zogenaamde feedback. Vaak wordt, na de envelop, de antwoordmogelijkheid als eerste bekeken. Het is dus van belang hierin ook belangstelling op te wekken voor de inhoud van de mailing. De antwoordmogelijkheid geeft ook aan wat de ontvanger en zender onderling mogen verwachten bij feedback. (‘Als u dit kaartje binnen twee weken instuurt, ontvangt u een gratis eierwekker.’)
  • Distributie: de verspreiding van de direct mailing geschiedt meestal per post. Bij het toevoegen van extra’s kan het verstandig zijn uit te kijken naar andere, veelal particuliere, verzendbedrijven. Afhankelijk van de doelgroep kan ook gekozen worden voor leerlingen die de direct mail aan hun ouders geven of het team van leerkrachten kan samen met de leerlingen de brieven huis aan huis op het juiste adres verspreiden.