Evenementen

Evenementen zijn een communicatie-instrument waarbij sprake is van rechtstreekse communicatie met de doelgroepen. Het is een unieke gelegenheid om het publiek in levende lijve te ontmoeten. Hierbij is sprake van interactie, vragen van het publiek kunnen direct worden beantwoord. Hieronder staan nog meer voordelen vermeld.

Voordelen evenementen

  • Is doelgericht
  • Blijft sterk in het geheugen hangen wanneer de boodschap goed wordt overgebracht
  • Het ondersteunt de bekendheid
  • Medewerkers kunnen worden gemotiveerd
  • Kan aan het imago worden gewerkt

Onder evenementen vallen ook open dagen en inloopochtenden. Soms komt er echter niemand opdagen. Dit is zonde van alle tijd en energie die erin in gestoken. Het komt vaak doordat zo’n open dag enkel in de nieuwsbrief wordt aangekondigd. En het programma is vaak niet meer dan dat de school de hele dag open is en dat geïnteresseerden de school dan in bedrijf kunnen zien. Geen wonder dat het vaak niet werkt. Als een gezin de school wil bekijken hoeft het alleen maar een afspraak te maken en het krijgt een uitgebreide rondleiding en alle aandacht van de directeur. Daarvoor hoeft men niet naar een open dag te komen. Probeer een succes van uw evenement te maken, gebruik hiervoor de onderstaande hulpregels.

Hoe organiseer je een succesvol schoolevenement?

  1. Doel: bepaal hoeveel mensen je binnen wilt krijgen, bijv. 20 (ouders van) 3 jarigen die nog geen relatie met de school hebben.
  2. Programma: maak een compact, aantrekkelijk programma dat ca. 1½ uur duurt en waarin programma onderdelen voor kinderen en ouders zijn opgenomen (voorbeelden zijn: een clown, schminken, ballonnen vouwen, goochelaar, poppenkast, springkussen, kleurplaatwedstrijd, e.d.)
  3. Tijd en Locatie: zorg voor een passend tijdstip op een geschikte datum. En zorg vervolgens dat de school er goed en uitnodigend uitziet. Zorg ook dat de school goed te vinden is (plattegrond op uitnodiging en wegwijzers in de buurt) en goed bereikbaar is (parkeermogelijkheden voor auto en fiets).
  4. Promotie/werving: hanteer het 7×7-principe: de doelgroep dient 7x geconfronteerd te worden met het evenement (in tijd en plaats) en liefst ook nog op 7 verschillende manieren (middelenmix met bijvoorbeeld: brief, folder, poster, advertentie, krantenartikel, website, aanbeveling door anderen).
  5. Ouders als ambassadeur: bij “aanbeveling door anderen” (zie promotie) spelen de eigen ouders van de school een cruciale rol. Wanneer de school 20 ouders weet te motiveren om elk 1 gezin met een 3-jarige (doelgroep) mee te nemen, dan is het doel al bereikt. De overige media uit de middelenmix zijn nuttig en nodig ter ondersteuning. Als het programma aantrekkelijk is, het doel duidelijk en een groep betrokken ouders (OR, MR, commissies) door directie en team gericht worden benaderd en aangesproken, is de kans op succes groot.
  6. Registratie: zorg ervoor dat op de dag van het evenement, alle bezoekers worden geregistreerd zodat zij nadien nog eens benaderd kunnen worden. Inschrijven is mogelijk wat al te voortvarend, maar naam en adres laten invullen moet kunnen. Kan ook op aardige manier, bijvoorbeeld via gastenboek of via kleurplaatwedstrijd of andere activiteit waarbij kinderen een prijsje kunnen winnen. Maak veel foto’s (ook registratie), liefst van elk kind en plaats die op de website.
  7. Follow up: het is goed om ca. 2 weken (niet later) na het evenement nog iets te laten horen. Dat kan een bedankkaartje zijn, of een foto van het evenement (liefst met het betreffende kind erop) of een verwijzing naar de website. Indien het evenement tot inschrijvingen heeft geleid vergeet dan niet om juist deze mensen goed te blijven informeren over de school (nieuwsbrief, schoolkrant, uitnodigingen en wellicht een informatieboekje met voorbereidingen voor de eerste schooldag en wat ouder en kind allemaal kunnen verwachten). Deze mensen zijn bij uitstek uw ambassadeur en hebben, meer dan anderen, behoefte aan goede informatie en goede indrukken waarmee men de eigen keuze kan bekrachtigen (naar zichzelf en naar de omgeving).