Nieuwsbrief

Door middel van een nieuwsbrief verschijnt u op regelmatige tijdstippen bij de doelgroep. U kunt hiermee ouders, leerlingen, docenten, de medezeggenschapsraad en de ondernemingsraad voorzien van actuele informatie.

Voordelen nieuwsbrief

  • Door de vaste frequentie weten de ontvangers dat de nieuwsbrief eraan komt
  • Er is ruimschoots gelegenheid om achtergronden te belichten;
  • U kunt meer informatie over onderwerpen kwijt en deze ook voorzien van illustraties;
  • U kunt de informatie ‘vermenselijken’ door ze te laten verwoorden door een medewerker, leerling of ouder.

Onderdelen nieuwsbrief

  1. Titel: vaak wordt hierin de naam van de uitgevende instantie verwerkt.
  2. Openingsartikel: wanneer de uitgave niet van een voorblad is voorzien, kan geopend worden met een artikel op de voorkant.
  3. Inhoudsopgave: geeft een overzicht van de artikelen en bijdragen in de betreffende aflevering. Stimuleert bovendien tot openslaan en verder lezen.
  4. Editorial: begeleidend stukje van de redactie bij de inhoud van het voorliggende nummer. De redactie legt als het ware verantwoording af over de keuzes van de onderwerpen en kan eventueel nog onderwerpen die aan bod komen nuanceren. Tevens biedt de editorial de mogelijkheid commentaar te geven op één of meerdere onderwerpen. De editorial versterkt bovendien de band tussen lezer en zender.
  5. Actuele berichten:
 artikelen of korte berichten over onderwerpen die voor de lezer nieuws bevatten. Voor scholen valt hierbij te denken aan structurele roosterwijzigingen, zwangerschapsverlof van één van de leerkrachten, verbouwing van het schoolgebouw, een kamp of schoolreisje etc.
  6. Features: artikelen die onderwerpen uitdiepen. Ze bevatten over het algemeen weinig echt nieuws, maar gaan vooral over achtergronden. Bijvoorbeeld de persoon achter de nieuwe directeur, de hobby van één van de leerkrachten of de meningen van meerdere personen op een bepaald onderwerp.
  7. Vooruitblik: wat kan de lezer in het komende nummer verwachten?
  8. Colofon: kernachtige informatie over de uitgever en personen die bij de productie betrokken zijn. Bevat daarnaast informatie over de oplage, het doel, de doelgroep, verschijningsfrequentie en regels omtrent overname van informatie.

Structuur tekst

  • Kopzin: geeft aan waar het artikel over gaat. Kan tevens stimuleren tot verder lezen.
  • Chapeau: inleiding boven de kopzin, geeft bijvoorbeeld een beknopte toelichting op een in die kopzin gebruikt citaat.
  • Lead: de inleiding van een artikel, vaak vet gedrukt. Kan de lezer alvast de hoofdpunten uit de informatie voorschotelen, maar kan ook een bepaald interessant detail uitlichten en daarmee de lezer vasthouden voor de rest van het artikel.
  • Tussenkoppen: deze zijn ervoor bedoeld om de tekst in stukjes te verdelen. Ze maken in één woord het hoofdthema van de volgende alinea duidelijk. Houden tevens de interesse van de lezer vast.
  • Laatste alinea:
In de laatste alinea van het artikel is het goed de gegeven informatie nog even samen te vatten voor de lezer. Hiermee komt u nog eens terug op belangrijke informatie en geeft u de lezer de mogelijkheid zijn opgedane kennis nogmaals te overlezen.

Distributie

De nieuwsbrief kan meegegeven worden aan de leerlingen. Daarnaast wordt de brief opgestuurd naar de leden van de medezeggenschapsraad en de ondernemingsraad of meegegeven aan kinderen van de leden die op school zitten. Natuurlijk wordt de nieuwsbrief ook op de website van de school geplaatst. Dit kan in de vorm van artikelen uit de brief of zo dat de hele nieuwsbrief gedownload kan worden.
Ook op de open dag of op ouderavonden kan de nieuwsbrief worden uitgedeeld of meegegeven worden.

Frequentie

Uw school kan zelf bepalen hoe vaak de nieuwsbrief verspreid wordt. Aan het begin van het schooljaar moet wel vast staan wanneer en hoe vaak per jaar hij uitkomt. Dit is bepalend voor de planning (zie verderop in dit hoofdstuk) en voor de verwachtingen die bij de lezers leven. Mensen moeten weten wanneer ze de nieuwsbrief kunnen verwachten.

Vormgeving

De vormgeving kan uitbesteed worden aan een bureau, bijvoorbeeld Scholen met Succes. Er kan een template worden gemaakt waarin de nieuwsbrief een vaste vormgeving heeft maar waarin de tekst intern kan worden aangepast. Maak gebruik van vaste rubrieken, vaste koppen en vaste pagina-indelingen. Dit levert veel tijdsbesparing op.

De nieuwsbrief kan worden geprint of op het kopieerapparaat worden gereproduceerd. Hierbij heeft u de keus om de nieuwsbrief elke keer op dezelfde kleur papier te kopiëren, of elke keer op een andere kleur. Zorg er hierbij wel voor dat de nieuwsbrief als dé nieuwsbrief te herkennen is.

Als u ervoor kiest de nieuwsbrief te kopiëren, is het ook belangrijk dat eventueel gebruikte foto’s bij kopiëren nog duidelijk zijn. Zijn de foto’s te donker van kleur, dan zal dit bij kopiëren donkere vlekken opleveren.

Aanleveren tekst en foto’s

In overleg met de vormgever en de drukker wordt bepaald wat voor soort bestand het makkelijkste is om te gebruiken. Vaak wordt de tekst digitaal aangeleverd in platte tekst. Platte tekst wil zeggen dat de tekst niet is opgemaakt.

Redactiestatuut

In het redactiestatuut wordt vastgelegd wat de nieuwsbrief wil zijn (1 en 2), voor wie de nieuwsbrief bedoeld is, hoe vaak hij uitkomt, op welke manier hij verspreid wordt, hoe de tekst en de foto’s aangeleverd kunnen worden en welke rechten de redactie heeft ten opzichte van aangeleverd materiaal (3). Ook worden opmaakstandaarden als lettertype, lettergrootte, grootte van koppen en bijschriften, indeling qua kolommen en vaste rubrieken vastgelegd in het redactiestatuut.

Voorbeeld planning nieuwsbrief

Wat? Wanneer? Wie?
Redactieoverleg Ma 10 sept. 16.30 uur Alle redactieleden
Deadline kopij Woe 19 sept. Inleveren bij Piet
Eindredactie Do 20 sept. Jaap
Start opmaak Vr 21 sept. Vormgever
Proefdruk Di 25 sept. Correctie door Piet
Reactie naar vormgever Woe 26 sept. Piet
Reproduceren Do 27 sept. Henk de Vries
Distributie Vr 28 sept. Klaas Jansen