Persbericht

Door middel van een persbericht kunt u bepaalde interessante gebeurtenissen uitdragen naar bijvoorbeeld lokale media. De brugklas die een bepaald project houdt en daarvoor een politicus uit de Tweede Kamer uitnodigt of een leerling uit groep zeven die deel mag nemen aan een schaaktoernooi in Moskou. Beide onderwerpen lenen zich uitstekend voor een persbericht.

De grote voordelen van een persbericht zijn:

  • De omvang van het bereikte publiek via het massamedium waarin het bericht wordt opgenomen;
  • Het waarheidsgehalte, mensen vinden boodschappen die verspreid worden door massamedia nu eenmaal snel betrouwbaar;
  • De snelheid waarmee en bericht door de massamedia wordt uitgedragen;
  • De kosten, voor het plaatsen van het (bewerkte of uitgebreide) bericht hoeft u niets te betalen, het is als het ware ‘free publicity’.

Uiteraard is het van groot belang dat u uw persbericht opbouwt aan de hand van een aantal vaste elementen. Een slecht geschreven persbericht of een bericht waaruit de nieuwswaarde of opvallendheid van een bepaalde gebeurtenis niet naar voren komt, verkleint de kans op plaatsing enorm.

Daarom onderstaand de belangrijkste onderdelen van een persbericht.

  1. Aanduiding afzender
    Staat bovenaan het persbericht, waardoor de journalist direct kan zien van wie het bericht afkomstig is. Als er een logo is, dan gebruikt u dat hier. Belangrijke gegevens als adres, telefoonnummer, faxnummer en afdeling mogen hier niet ontbreken.
  2. Aanduiding persbericht
    In opvallende letters (bij voorkeur groter dan de rest van de tekst) staat de aanduiding PERSBERICHT boven de tekst.
  3. Datum van verzending
    Geeft aan wanneer het bericht is verzonden. De journalist kan zo snel vaststellen of het bericht nog steeds actueel of inmiddels achterhaald is.
  4. Kop
    Geeft neutraal en zo exact mogelijk aan waar het bericht over gaat. Is erg kort, zonder overbodige lidwoorden en wordt vaak aangepast door de journalist.
  5. Eerste alinea of lead
    Geeft tenminste antwoord op vier van de vijf W’s (wie, wat, waar, wanneer, waarom) en geeft zodoende heel in het kort de belangrijkste feiten uit het persbericht. De journalist moet de lead zonder problemen over kunnen nemen.
  6. Regelafstand
    Bij voorkeur instellen op anderhalf, zodat de journalist informatie er bij kan schrijven of veranderen.
  7. Witmarge
    Aan beide zijden van het papier zo’n vier centimeter witruimte aanhouden. Hierin kan de journalist eventueel aantekeningen maken.
  8. Tweede alinea en volgende
    De opbouw van de tekst gaat van algemeen naar gedetailleerd. Belangrijk hierbij is dat de journalist de laatste delen van de tekst moet kunnen weglaten (de tekst moet als het ware van onder naar boven oprolbaar zijn), zonder dat de essentie wegvalt.
  9. Tussenkoppen
    Geven, evenals in een artikel, in één woord de hoofdthema’s van de volgende alinea aan en nodigen uit tot verder lezen.
  10. Pagina-aanduiding
    Bij meerdere pagina’s attendeert dit de journalist erop dat hij verder moet lezen.
  11. Afsluitteken
    Geeft aan dat de tekst daar eindigt. Tekst die dan nog volgt, hoort niet meer bij het eigenlijke persbericht.
  12. Aanduiding bijlagen
    Vermeldt welke bijlagen zijn ingesloten. Indien van toepassing duidelijk ná het afsluitteken, met een ruime witmarge ertussen. Voorbeelden zijn foto’s, tekeningen, grafieken. Voorzie iedere bijlage van een kort toelichtend bijschrift met de vermelding van de titel van het persbericht.
  13. Nadere informatie
    Onder deze noemer kunt u de naam en functie van personen weergeven die de journalist kan benaderen als hij meer wil weten. Het telefoonnummer van het werk staat hier vermeld, maar ook eventueel het privé-nummer. Een journalist werkt nu eenmaal niet precies volgens kantooruren. Uiteraard is het van belang dat de aangewezen personen ook daadwerkelijk bereikbaar zijn.

Aan bovenstaande onderdelen wordt in het Word document Voorbeeld Persbericht gerefereerd met overeenstemmende nummers.

Timing

Wanneer u iets naar buiten wilt brengen, maar wanneer dit bijvoorbeeld niet voor maandagmiddag twaalf uur bekend mag zijn, kunt u ervoor kiezen toch alvast op de voorafgaande donderdag een persbericht te verzenden en hieraan een embargo te verbinden. Hiermee geeft u de journalist de kans zich alvast voor te bereiden en eventueel nader te laten informeren, maar stelt u zeker dat het nieuws niet te vroeg bekend is. Hieraan zijn echter wel een aantal regels verbonden:

  • Een embargo gebruikt u slechts in uitzonderingsgevallen;
  • De reden voor het embargo moet altijd overduidelijk zijn;
  • Het embargo is zo kort mogelijk, één a twee dagen.

Belangrijk is het te beseffen dat een embargo journalisten tot niets verplicht. Het risico dat men toch al eerder tot plaatsing overgaat is altijd aanwezig.

Distributie

Voor de verspreiding van een persbericht heeft u de keuze uit een aantal manieren. Een persbericht verzendt u zoveel mogelijk op naam van de journalist, redacteur of programmamaker. Dit maakt de kans dat het bericht goed aankomt groter. Daarbij hebt u uiteraard een bestand nodig van media en journalisten waar u regelmatig contact mee hebt of zou moeten hebben. Daarmee laat u de verzending van het bericht efficiënt verlopen. Het verdient de aanbeveling het bestand te categoriseren naar media en programmasoorten die voor uw eigen organisatie van belang zijn. Vergeet ook vooral niet een bericht op het mededelingenbord te hangen of neer te leggen in de koffiekamer, zodat ook eigen medewerkers weten wat de school naar buiten heeft gebracht. Tot slot is een aandachtspunt de snelheid bij het versturen van een persbericht.

Perslijst

In het Word-document perslijst volgt een lijst met adressen, telefoonnummers en faxnummers van dagbladen en vaktijdschriften. Deze lijst kunt u gebruiken wanneer u de pers wilt benaderen. Houd u er wel rekening mee dat adressen, telefoonnummers en faxnummers kunnen veranderen.