Personeelsbijeenkomst

De personeelsbijeenkomst als communicatiemethode valt op te splitsen in twee aparte categorieën, namelijk de toespraak en de groepsdiscussie.

Toespraak

De toespraak is vooral geschikt om informatie over te dragen. Een aantal voorwaarden hierbij zijn:

  1. De duur van uw toespraak mag twintig minuten tot maximaal een half uur zijn.
  2. Er moet een logische opbouw in uw verhaal zitten.
  3. Vat regelmatig de informatie samen.
  4. Ga ervan uit dat 70% van de informatie al bekend moet zijn, 30% mag nieuwe kennis zijn. Laat dit wel aansluiten op dat wat al bekend is.
  5. Maak gebruik van beeld en geluid om uw toespraak aantrekkelijk en afwisseling te maken.
  6. Betrek het publiek bij uw verhaal.

Groepsdiscussie

Om de informatie uit uw toespraak te toetsen, kunt u vervolgens een groepsdiscussie organiseren. Hierbij geeft u uw publiek de mogelijkheid de verkregen informatie te verwerken en eventueel aanvullende vragen te stellen. Een voorwaarde voor een goede discussie is het aanstellen van een ‘leider’. Dit moet bij voorkeur iemand zijn die goed in het onderwerp zit. De discussieleider heeft de volgende taken:

  • Moet initiatief nemen
  • Procedures regelen zoals timing
  • Informatie inbrengen en indien nodig corrigeren
  • Evalueren aan het eind van de discussie, bijvoorbeeld in de vorm van een samenvatting van wat besproken is
  • Aangeven wat er met de resultaten gaat gebeuren