Vergaderen

Door goed overleg kunnen we efficiënt werken en goede resultaten behalen. Maar er kan veel tijd gaan zitten in het vergaderen. Daarbij kunnen er vaak ergernissen ontstaan.  Het is daarom belangrijk om goed te communiceren zonder veel tijd kwijt te zijn. Hieronder een aantal tips om efficiënt te vergaderen.

Tips voor de voorzitter

  • Stel doelen en prioriteiten
  • Werk met startvragen, kernvragen en gesprekscenario’s
  • Vraag zwijgzame mensen om hun mening en rem spraakzame mensen af
  • Laat vergaderleden participeren en betrek ze door vragen te stellen
  • Luister goed en vat regelmatig samen
  • Houd de hoofdlijn vast
  • Bewaak de tijdsplanning
  • Evalueer en zorg voor een goede afsluiting

Individuele voorbereiding op een goede vergadering

  • Lees de stukken goed door
  • Verzamel informatie over de agendapunten
  • Probeer onduidelijkheden voor de vergadering op te lossen
  • Probeer vragen te formuleren en kanttekeningen te plaatsen
  • Vorm een eigen mening

Onderdelen agenda

  1. Opening van de vergadering
  2. Vaststelling van de agenda
  3. Verslag vorige agenda
  4. Ingekomen en uitgaande stukken
  5. Mededelingen
  6. Inhoudelijke agendapunten
  7. Wat verder ter tafel komt
  8. Rondvraag
  9. Afsluiting

Vergadermodellen

Voor een uitgebreide omschrijving van verschillende vergadermodellen bekijk het document Vergadermodellen:

File pdfVergadermodellen.